社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了巨大的变化。其文件管理在系统中，文件的起草、签发、提醒、归档等操作在计算机和通讯线路中进行。这样，档案的前身必然是机读文档的形式，所以档案自然是以机读的形式存在的。 ，这些文件的使用与纸质载体文件的使用有很大不同。这一变化表明档案管理员将面临更多以磁盘为载体的机器可读文件。大多数信息搜索者关心信息的内容，这些信息可能来自不同的机器可读形式的档案。全面、系统地提供这些档案信息是档案工作者的职责。抓紧时间提供有价值的档案信息。必须有一个选择过程，使文件信息的机器可读形式具有系统性、真实性和价值，以便用户获得更完善的服务。由此看来，档案信息的数字化是档案利用发展的必然趋势。

1、现代社会发展管理软件缺乏统一性。

档案部门使用的计算机型号和规格各不相同。各自开发的软件不能互通，也没有适用于文献检索和档案信息管理的计算机管理软件系统。因为不能互调，所以不能使用计算机。为完成信息管理工作，信息编辑结果无法快速发布，制约了电子文件信息化进程。

2、档案管理基础工作的规范化、规范化水平有待提高。

档案信息电子化管理的前提是基础工作的规范化和规范化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础薄弱。档案质量不高，尤其是各种档案的描述规则兼容性不强，系统软件可移植性差；档案自动化工作没有统一的标准，只针对某个图书馆或某个专业系统，无法全面实施和推广。标准，这也限制了档案信息工作的数字化。

3.档案管理技术标准和组织工作程序标准没有考虑计算机信息处理技术的特点和发展。越来越多的归档“文档”是磁盘和 CD。现行的档案组织、分类方法、描述标准及相关规定已不能完全适应。

4.档案信息管理人员素质有待提高。

实现档案信息数字化。首先要有现代人，管理人员要有较高的知识水平和先进的技术，不能只满足于普通的电脑操作。许多档案部门缺乏现代高科技人才。其中，档案与信息处理复合型人才更是稀缺。大多数档案人员现代技术水平较低。甚至还有现代文盲。尽管引进了现代设备，但仍不能充分发挥其作用，更谈不上档案信息的数字化。